Configurer des rappels par email
Calendar peut envoyer un rappel avant un événement afin de limiter les oublis. Le rappel est utile pour un rendez-vous client, une réunion interne ou une validation de devis.
Lors de la création ou de la modification d'un événement, choisissez le délai proposé dans l'interface : quelques minutes avant, une ou plusieurs heures avant, un jour avant, ou aucun rappel.
L'email de rappel reprend les informations principales de l'événement : titre, date, heure, lieu si renseigné et accès au calendrier.
Points à vérifier
- L'adresse email du participant doit être correcte.
- Le fuseau horaire doit correspondre à votre usage.
- Un rappel ne remplace pas une confirmation directe pour un rendez-vous important.
Avec Contacts
Quand vous ajoutez des participants, Calendar peut s'appuyer sur les contacts enregistrés dans SoWeb2. Cela réduit les erreurs de saisie et permet de retrouver plus vite les interlocuteurs habituels. Voir Ajouter et gérer ses contacts.
Avec Meet
Pour un échange à distance, ajoutez un lien Meet à l'événement lorsque l'option est disponible. Le lien peut être repris dans l'invitation envoyée aux participants. Voir Créer et rejoindre une réunion.
Bon usage
Utilisez les rappels pour les actions concrètes : appeler un client, valider un BAT simplifié, préparer une proposition ou suivre une demande. Pour les tâches détaillées, gardez une note ou une tâche dédiée en complément.